Bezpieczne niszczenie dokumentów
Obowiązujące przepisy nakładają na firmy i instytucje publiczne określone rygory w kwestii pozbywania się zbędnych akt. Ich spełnienie może wiązać się z koniecznością zaangażowania wyspecjalizowanych podmiotów zewnętrznych.
Rocznie sektor budżetowy, czyli m.in. urzędy, placówki służby zdrowia, instytucje kultury, wytwarza w Polsce niespełna 48 tys. ton akt, które muszą być przechowywane. Pociąga to za sobą konieczność wygospodarowania odpowiedniej powierzchni magazynowej i poniesienia kosztów jej utrzymania (ogrzewanie, klimatyzacja, energia elektryczna, konserwacje).
Wymogi prawne
Tzw. czas życia tych dokumentów jest różny i wynosi – średnio – pięć lat. Później można je zniszczyć, by zrobić miejsce nowym. Trzeba to jednak zrobić z zachowaniem środków ostrożności, które zapobiegną ujawnieniu danych zawartych na przechowywanych drukach, podaniach, formularzach, umowach. Tak stanowią ustawa o ochronie danych osobowych i ustawa o ochronie informacji niejawnej. Do przestrzegania zapisów wspomnianych aktów prawnych zobowiązane są także przedsiębiorstwa. One również generują dane, które mogą stać się łupem nieuczciwej konkurencji i przestępców. Chodzi tu np. o dokumentację księgową, kadrową i płacową. Dzisiaj tego rodzaju informacje stanowią cenne aktywa. Mogą posłużyć nie tylko do działalności biznesowej, ale też przestępczej.
Zawodne niszczarki
U podmiotów, które pozyskują tego rodzaju dane, powstaje potrzeba ich odpowiedniego przechowywania i bezpiecznego niszczenia. Zwykle kwestia ta jest rozwiązywana tak, że wyznaczona w danej organizacji osoba niszczy dokumenty w niszczarce, które zamienia całe kartki na większe i mniejsze skrawki papieru. Sęk w tym, że urządzenia te nie zapewniają 100-proc. ochrony informacjom, których ujawnienie mogłoby danemu podmiotowi czy instytucji zaszkodzić, np. narazić na odpowiedzialność karną, osłabić pozycję na rynku, naruszyć zapisy klauzul poufności i tajemnic handlowych, a przez to – narazić na wypłatę odszkodowań. Obecnie istnieją bowiem techniczne sposoby na odtworzenie i odczytanie treści z takich papierowych strzępów.
Przemysłowa utylizacja danych
Celem ochrony danych konieczne staje się zatem wdrożenie profesjonalnych procedur, w tym zastosowanie przemysłowych instalacji niszczących. Z racji na różne ograniczenia (finanse, logistyka) tylko nieliczne przedsiębiorstwa i urzędy mogą sobie na to pozwolić.
Wyjściem z sytuacji jest powierzenie tego zadania zewnętrznym podmiotom, czyli przedsiębiorstwom wyspecjalizowanym w niszczeniu danych. Te najbardziej wiarygodne działają wedle niemieckich norm DIN 66399 i DIN 32757.
Akty te określają wymogi i obowiązki w zakresie bezpiecznego niszczenia dokumentów. Zostały w nich zdefiniowane trzy klasy ochrony i siedem poziomów bezpieczeństwa danych oraz trzy procesy niszczenia nośników danych. Przyporządkowanie do konkretnego poziomu zależy od stopnia poufności materiałów przeznaczonych do zniszczenia.
Im wyższa klasa, tym skuteczniejsze muszą być metody destrukcji danych, czyli mniejsza powierzchnia skrawka. W praktyce największe bezpieczeństwo akt uzyskuje się wtedy, gdy się je unicestwia.
W tym celu część firm zajmujących się profesjonalnym niszczeniem dokumentów używa sprzętu, który uniemożliwia odtworzenie informacji z utylizowanych materiałów. Dzieje się tak, ponieważ finalnym produktem procesu utylizacji w takich urządzeniach jest gęsta, kleista substancja, a nie papierowe ścinki